供应商发送发票后，应付账款部门便开始工作。这些文档可以以各种格式发送 – 电子邮件、供应商门户、EDI 发票，当然，还有纸质发票。因此，第一个应付账款挑战就是管理这些不同类型的传入发票。它们很容易在不同的应用程序、系统和桌面之间丢失。这迫使团队浪费时间要求供应商重新开具发票 – 这看起来不太好，对供应商关系也不好。
收到的文件可能会包含缺失或不正确的数据：发票号、货币字段、付款条件和税务信息 — 仅举几个例子。除了发票不完整之外，格式不一致也可能导致进一步的差异，包括日期甚至供应商名称。
发票处理还需要输入大量数据。如果应付账款团队依赖手动流程，则会导致人为错误和浪费时间。当应付账款部门没有有效的发票自动化流程时，这适用于纸质发票和电子格式。
提示：自动提取发票数据并将其传输到您的财务系统。这可确保更高水平的速度、准确性和可靠性，因此您从一开始就不会陷入返工和代价高昂的错误中。
验证发票
接下来，是时候根据 电报数据 采购订单 (PO) 检查供应商发票了。匹配阶段可以发现错误，包括数量、价格和商品描述。可能会发现发票是重复的，甚至它对应的采购订单尚未获得批准。
AP 流程的这一部分是返工的温床。三方匹配失败（当采购订单、供应商发票和货物收据显示不一致时）可能会导致例外情况，AP 团队必须手动干预并更正数据。
提示： Celonis 的付款期限检查器应用程序会使用供应商主数据自动比较和标准化您未结发票的付款期限。除此之外，您还可以使用重复发票检查器应用程序识别和整理任何潜在的重复发票，以便您采取行动，从而最大限度地减少冗长的审计和恢复工作。
- 阅读：如何使采购订单和发票完美匹配。
批准付款
好消息：您已检查发票，发现它与采购单相符。现在，您只需要获得供应商付款批准。
付款处理可能 坦納·麥格勞 執行長 会因数量过大而停滞——付款本身和授权工作流程中的手动步骤都是如此。但及时付款不仅能让您避免滞纳金。避免延迟付款还能加强与供应商的关系。
因此，每个应付账款团队都需要能够实时清楚地看到流程中的任何关键点和审批冲突。同样，依赖电子邮件而非高效的应付账款自动化的付款审批流程也会减慢工作流程。
提示： Celonis 的“暂存和冻结发票”应用可让您集中查看所有未结清的发票，并根据状态和紧急程度进行智能排序，以便您确定它们的优先级。该应用甚至可以直接引导您找到根本原因，让您在一个地方对所有问题进行分类和补救，这样您就不会错过任何遗漏的发票。
处理付款
发票已付款，但应付账款团队的工作尚未完成。最后，他们需要检查应付账款分类账。
但这些账簿读起 007 数据 来可能令人失望——由于缺乏对应付账款流程的实时可见性，账簿上充斥着错过最后期限的情况，提前付款的折扣也白白浪费了。提高按时付款率和应付账款未付天数取决于消除盲点、推动自动化以及寻找机会减少付款流程中的接触点。